Säännöt

Ulkoasiainministeriön puolisoyhdistys ULPU ry

1. § Yhdistyksen nimi
   Yhdistyksen nimi on Ulkoministeriön puolisoyhdistys ULPU ry.
   
   
2. § Yhdistyksen kotipaikka
   Yhdistyksen kotipaikka on Helsinki.
   
   
3. § Yhdistyksen tarkoitus
   Yhdistyksen tarkoituksena on toimia Suomen ulkoasiainhallinnon palveluksessa olevien virkamiesten puolisoiden yhdyssiteenä, valvoa heidän etuaan ja edistää jäsenten tietoja ja taitoja ulkoasiainhallinnon toimialaan kuuluvissa asioissa ja tehtävissä.
   
   
4. § Yhdistyksen toimintamuodot
   Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää neuvottelu-, koulutus- ja esitelmätilaisuuksia, antaa lausuntoja, tekee aloitteita sekä ylläpitää kotimaisia ja kansainvälisiä yhteyksiä. Yhdistys järjestää myös virkistys- ja vapaa-ajan toimintaa jäsenkunnalleen. Yhdistys harjoittaa tiedotustoimintaa ja yhteydenpitoa jäsenten välillä jäsenkirjein ja muilla soveltuvilla keinoilla. Yhdistys voi ottaa toimintansa tukemiseksi vastaan lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista irtainta ja kiinteää omaisuutta sekä toimeenpanna rahankeräyksiä ja arpajaisia hankittuaan asianmukaisen luvan.
   
   
5. § Yhdistyksen jäsenyys
   Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä ulkoasiainhallinnon virkamiehen puoliso. Eläkkeelle jääneiden ja edesmenneitten virkamiesten puolisot voivat jatkaa jäsenyyttään yhdistyksessä. Yhdistyksellä voi olla myös kannatusjäseniä, joilla on yhdistyksen kokouksissa puhe- ja läsnäolo-oikeus, mutta ei äänioikeutta. Yhdistyksen kannatusjäsenet voivat olla yksityisiä henkilöitä, yhteisöjä tai säätiöitä.
   Yhdistyksellä voi olla myös pysyviä ja määräaikaisia kunniajäseniä, joilta ei pääsääntöisesti peritä jäsenmaksua. Pysyvillä kunniajäsenillä on äänioikeus, määräaikaisilla kunniajäsenillä ei ole äänioikeutta.
   Yhdistyksen hallitus hyväksyy kaikki jäsenet.
   
   
6. § Yhdistyksen jäsenmaksu
   Yhdistyksen jäseniltä perittävästä vuotuisesta jäsenmaksusta päättää yhdistyksen kokous. Yhdistyksen jä-senmaksun suorittaminen on jäsenyyden ehdoton edellytys ja yhdistyksen jäsenen jäsenmaksuvelvollisuus säilyy eroamisvuoden loppuun saakka.
   
   Yhdistyksen jäsenillä ja yhdistyksen kannatusjäsenillä voi olla erisuuruinen vuosittainen jäsenmaksu. Eläkkeelle jääneiden ja edesmenneitten virkamiesten puolisoilla voi olla alhaisempi jäsenmaksu.
   
   
7. § Yhdistyksen jäsenyydestä eroaminen ja erottaminen
   Yhdistyksen jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen pöytäkirjaan merkittäväksi. Tällöin ero astuu voimaan sen kalenterivuoden lopussa, jona eroilmoitus tehtiin.
   
   Yhdistyksen hallitus voi erottaa yhdistyksen jäsenen jäsenmaksun maksamattomuuden perusteella. Muilla syillä tehtävästä erottamisesta päättää yhdistyksen kokous. Yhdistyksen hallitus voi lisäksi katsoa jäsenen eronneeksi yhdistyksestä, mikäli jäsen ei ole maksanut jäsenmaksua kuluvalta kalenterivuodelta eikä edelliseltä kalenterivuodelta. Tällöin ero astuu voimaan sen kalenterivuoden lopussa, jona päätös erottamisesta tehtiin. Erotetun jäsenen on kuitenkin mahdollista jättää uusi jäsenhakemus ilman karenssiaikaa ja maksettuaan kuluvan vuoden (ja edellisen vuoden) jäsenmaksun hänet voidaan hyväksyä uudelleen jäseneksi.
   
   
8. § Yhdistyksen hallitus ja vastuuhenkilöt
   Yhdistyksen asioita hoitaa ja hallinnosta vastaa yhdistyksen hallitus, johon kuuluu kuudesta kahteentoista (6-12) jäsentä. Yhdistyksen hallituksen on hoidettava yhdistyksen asioita huolellisesti, järjestettävä yhdistyksen lainmukainen kirjanpito sekä luotettava varainhoito. Lisäksi yhdistyksen hallitus edustaa yhdistystä. Hallitus myös päättää yhdistyksen tavanomaisen omaisuuden myynnistä, vaihtamisesta ja kiinnittämisestä.
   
   Yhdistyksen kokous valitsee yhdistyksen hallituksen eli hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, sihteerin, rahastonhoitajan ja muut mahdolliset toimihenkilöt. Yhdistyksen kokous valitsee toiminnantarkastajan tai toiminnantarkastajat ja/tai tilintarkastajan tai tilintarkastajat. Mikäli hallituksen jäsenistä varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja lopettaa hallituksessa kesken kauden, hallitus voi täyttää nämä tehtävät hallituksen muista jäsenistä. Yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan lopettaessa kesken toimikauden, puheenjohtajan tehtäviä ryhtyy hoitamaan varapuheenjohtaja. Tässä tilanteessa, mikäli uusi puheenjohtaja halutaan valita ennen seuraavaa yhdistyksen kokousta, puheenjohtaja on valittava ylimääräisessä yhdistyksen kokouksessa.
   
   Yhdistyksen hallitus kokoontuu yhdistyksen puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Yhdistyksen hallitus kokoontuu myös kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä kirjallisesti vaatii. Yhdistyksen hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään neljä (4) hallituksen jäsentä, hallituksen puheenjohtaja tai hallituksen varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan asian ratkaisee yhdistyksen hallituksen puheenjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan ollessa poissa hallituksen varapuheenjohtajan kanta. Hallituksen jäsen voi fyysisesti asua ulkomailla ja hallitus voi kokoontua sähköisin välinein, kuten puhelimen, sähköpostin tai videoyhteyden välityksellä. Hallituksen puheenjohtajalla täytyy kuitenkin olla asuin¬paikka Suomessa, jollei Patentti- ja rekisterihallitus myönnä lupaa poiketa tästä. Hallitus pitää kokouksistaan pöytäkirjaa. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy kun uusi hallitus on valittu.
   
   
9. § Yhdistyksen työryhmät
   Yhdistyksessä voi toimia hallituksen ohjauksessa erilaisia työryhmiä.
   
   
10. § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
    Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja yksin tai hallituksen varapuheenjohtaja yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.
    
    
11. § Yhdistyksen tilikausi
    Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi eli 1.1. - 31.12.
    
    
12. § Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
    Yhdistyksen hallitus kutsuu koolle yhdistyksen kokoukset. Kokouskutsu on toimitettava vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta kullekin yhdistyksen jäsenelle. Kokouskutsu voidaan toimittaa myös sähköisesti esimerkiksi sähköpostin välityksellä.
    
    
13. § Yhdistyksen kokoukset
    Yhdistyksen kokous on pidettävä tilikauden päättymistä seuraavan helmikuun loppuun mennessä.
    Yhdistyksen ylimääräinen kokous pidetään, mikäli yhdistyksen kokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta, taikka vähintään yksi kymmenesosa yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä vaatii. Tilikaudella pidetään vähintään yksi yhdistyksen kokous. Tilanteen vaatiessa pidetään tarvittava määrä ylimääräisiä yhdistyksen kokouksia.
    Yhdistyksen kokouksissa jokaisella jäsenellä ja jokaisella pysyvällä kunniajäsenellä on yksi ääni. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan asia ratkaistaan arvalla. Yhdistyksen jäsentä voi edustaa yhdistyksen kokouksessa hänen valtuuttamansa toinen henkilö. Lähtökohtaisesti valtuutetun tulee esittää valtakirja, jolla voidaan todistaa oikeutus käyttää jäsenen puhe- ja äänioikeutta. Myös muunlainen ilmoitus edustusvallasta voidaan hyväksyä, kuten jäsenen antama ilmoitus sähköpostilla tai sosiaalisessa mediassa. Valtuutuksen olemassaolo on ilmoitettava ennen kokouksen alkua.
    
    Yhdistyksen kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
    1. kokouksen avaus
    2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
    3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
    4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
    5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
    6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
    7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksujen suuruudet
    8. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet
    9. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa
    10. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
        Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
        
        Yhdistyksen kokouksen puheenjohtaja huolehtii siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirja on kokouksen puheenjohtajan ja kokouksen sihteerin allekirjoitettava sekä vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön tarkastettava tai yhdistyksen itsensä hyväksyttävä. Kokouksen pöytäkirjan allekirjoitukset voidaan hankkia pöytäkirjaan sähköisin välinein eli pöytäkirja voidaan tulostaa, allekirjoittaa, skannata ja toimittaa edelleen seuraavaa allekirjoitusta varten. Kyseisenlainen pöytäkirjakopio on yhtä todistusvoimainen kuin sellainen pöytäkirja, jonka kukin taho on fyysisesti allekirjoittanut.
        
        Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja vastaa siitä, että yhdistyksen kokouksessa tehdyt päätökset ja käsitellyt asiat tiedotetaan koko jäsenistölle ilman tarpeetonta viivästystä.
        
        
14. § Yhdistyksen sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
    Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi järjestetään yli-määräinen kokous, jossa päätetään varojen käyttämisestä.

Säännöt 19.3.2018